La base de datos forum es una base de datos bibliográfica, la misma es un sistema de almacenamiento y búsqueda de información. Esta base recibe la información de los CIGETS (centro de información y gestión tecnológica). En un inicio la información se enviaba en Dbase y luego aquí se hacia la conversión a Microisis. A partir del XIII forum el sistema de almacenamiento de la base cambia, pues en la BNCT se adquirió un nuevo sistema de gestión que es el Documanager, por lo que todos los documentos que se reciben se procesan en este sistema.

La información que llega a la base atraviesa por varias etapas. La misma comienza desde el forum de base, que se hace en las fábricas, industrias, talleres, centros de trabajos etc, pasando por el forum municipal donde se seleccionan las ponencias que luego pasan al evento provincial. Una vez terminado el forum provincial las que resultan premiadas van a debate al Forum nacional por provincias y grupos de cooperación tecnológica. Al finalizar el forum nacional los distintos representantes de los grupos de cooperación tecnológica depositan en el IDICT las ponencias premiadas por los distintos grupos.

Aquí son recibidas en el Dpto. de producción de bases de datos y luego de un proceso de revisión, pasan a ser ordenadas por el código de localización en fondo, que es el que las identifica en los fondos de la BNCT, donde se almacenan las mismas para facilitar la localización cuando el usuario las solicite.

A partir del XIV forum este proceso sufrió cambios pues se solicitaron las ponencias a texto completo vía correo electrónico a todos los cigets, y partir del XVI forum luego de un proceso de revisión, análisis y evaluación se decide cambiar la estructura y el flujo de trabajo es diferente, se elige el sistema Winisis como sistema para la captación de datos por parte de los CIGETS, se le envía la estructura a los cigets, con los requisitos para llenar la base con su información, conjuntamente con esto se les envía la fecha de entrega de la información.

Una vez recibida las bases de datos provinciales estas se introducen en el sistema Documanager, se procesan y luego se revisan, de esta se hace una copia la que se pone en la sala de servicios a disposición de todos los usuarios, para que estos puedan acceder a la base y obtener información de esta.

Otra etapa es la del trabajo con los productos estos se elaboran a partir de la información de la base hasta el presente se han comercializado 2 CD del Forum y están en fase de espera la del XIV y otro del XV forum.

Entre otras de las funciones que tiene la base esta la de orientar a las provincias metodológicamente en cuanto al envió de la información y el procedimiento de trabajo para trabajar en sus respectivas bases. Además el grupo forum imparte seminarios sobre el procesamiento de los resúmenes y la indización.

La base participa en todos los llamamientos nacionales así como en los seminarios previos al forum. También la base se presenta en las reuniones con los grupos de cooperación tecnológica para coordinar las entregas al IDICT en caso de ponencias

La base también hace un trabajo de divulgación a través de los medios de difusión masiva, siempre que sea posible, con el objetivo de darse a conocer como herramienta para la obtención de información de primera mano sobre los resultados y las soluciones mas importantes del forum de ciencia y técnica del país.

Por todo lo antes expuesto debemos señalar que entre los objetivos de trabajo de la base están:

1.Orientar metodológicamente a las provincias y emitir directivas sobre el flujo informacional entre estas y el IDICT

2.Elaborar productos a partir de los premios nacionales

3.Evitar la duplicidad de los trabajos

4.Divulgar las soluciones

5.Acelerar la generalización de los resultados.

6.Conservar el acervo científico-técnico de los trabajos no publicados.

7.Creación de productos, sitios web, proyectos de trabajo a partir de la información que contiene la base